Falta tempo para organizar seu escritório ou home office? Siga estes passos para manter a organização diariamente e aprenda como organizar home office.
1. Livre-se da tralha
Remova todos os itens pessoais de sua mesa e pelo menos um item da área de trabalho que você não utilizou no ultimo mês. Jogue fora as canetas que não funcionam, revistas, catálogos e tudo que não tem serventia.
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2. Faça um inventário
Revise o suprimento de material do escritório e faça uma lista do estoque, em seguida organize todos os itens por categoria e anote itens que necessitam ser repostos ou comprados.
3. Organize seus contatos
Reúna todos os cartões de visita e pedaços de papel com telefones anotados, classifique, anote os telefones na agenda ou celular e jogue os papéis fora. Se necessário, compre um organizador de cartões.
4. Limpe os papéis em cima da sua mesa
Jogue no lixo papéis velhos e rascunhos. Arquive somente o que for necessário.
5. Arquive a papelada
Arquivar imediatamente documentos importantes (ou no fim do dia), mantém a organização do espaço e agiliza a tarefa. Documentos, extratos e tudo que não pode ser jogado fora pode ser organizado dentro de um sistema de arquivo. Na falta de um armário ou gaveta para arquivos suspensos, utilize caixas organizadoras, você pode separar papéis por categoria e guardar dentro de plásticos transparentes em pastas, uma opção para quem não dispõe de espaço ou de um fichário em casa.
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6. Solicite o documento de quitação
Para evitar o acúmulo de papéis desnecessários como comprovantes de de contas pagas, solicite o documento de quitação anual que substitui todos os recibos do ano. A obrigação é para empresas privadas e prestadoras de serviços públicos e a declaração de quitação deve ser enviada até maio do ano seguinte, inclui contas como água, luz, telefone,gás, cartão de crédito, mensalidades escolares. Atenção, só descarte as faturas depois de receber o documento que comprova a quitação e guarde o mesmo por 5 anos, que também é o prazo previsto para a prescrição das reclamações.
7. Organize com caixas e cestas
Para manter a mesa de trabalho organizada, use cestas para guardar livros e caixas para guardar materiais de papelaria, deixa tudo acessível e complementa a decoração.
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