As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas. Corrigir o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não é fácil de ser feito. As reuniões, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros é mais difícil do que mudar o nosso. Aqui estão dicas vindas da experiência de profissionais, para que você possa tornar as suas reuniões mais produtivas.
1. Identifique o objetivo da reunião
Reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.
2. Prepare-se adequadamente
Além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os participantes não perdem tempo juntando informações de que ninguém vai precisar. Outra dica: as informações úteis para todos podem ser jogadas na Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunião. Assim, os participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas.
3. Mantenha a reunião sob controle
O líder da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.
4. Seja decisivo
As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados. Em cada decisão tenha identificados: O que deve ser feito. Quem deve fazer. Quando deve ser feito.
5. Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas
As atas costumam demorar de dois a três dias para serem distribuídas depois da reunião, o que pode fazer com que as decisões apresentadas não sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretária para fazer as anotações durante a reunião e envie por e-mail ao final da reunião, desta forma os participantes poderão ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias.
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