Pesquisas recentes apontam que uma pessoa passa em média 4 horas lendo e enviando emails. Email é o maior sugador de tempo do trabalhador moderno. Nós nos interrompemos a cada cinco minutos para checar nossas caixas de entrada esperando por algo mais interessante, mais divertido, ou mais urgente do que aquilo que estamos trabalhando no momento. E-mail é sem dúvida, o dispositivo mais conveniente de procrastinação do mundo.

Para melhorar sua produtividade defina horário para ler seus e-mails, que tal no meio da manhã, após o almoço e no fim do dia? Você também não deve verificar seus e-mail imediatamente ao acordar ou chegar ao local de trabalho, é claro que isso depende de sua atividade profissional, mas geralmente quando você liga o computador pela manhã e começa a checar seus e-mails, sem que outras ações urgentes sejam tomadas, você acaba se distraindo e o tempo acaba passando.

 

#1. Organize

Nunca deixe a caixa de entrada lotada de e-mails, o ideal é mantê-la vazia, ou com aqueles e-mails que não podem ser respondidos na hora.

 

#2. Delete

Se o e-mail não for útil, piada, spam, propaganda, etc, deve ser deletado na hora.

 

#3. Responda

Após ler a mensagem, responda imediatamente. Se deixar para depois, você terá que reler e pensar novamente a resposta (duplo trabalho). Se não houver possibilidade de resposta. Crie uma pasta “RESPONDER” no seu e-mail e anote a pendência.

 

#4. Apague

Se o e-mail for respondido, apague. Pois você terá o e-mail na caixa de itens enviados.

 

#5. Organize em seu computador

Centralize seus documentos e crie pastas e sub-pasta para facilitar a organização. Prefira usar nomes longos nas pastas de arquivo e seja específico ao nominá-los.

 

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Paula é Designer de interiores, personal organizer, publicitária e blogueira. Acredita que a organização melhora a qualidade de vida e que menos é mais sempre. Ama design, decoração, moda, gastronomia e viagens!

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