Como organizar arquivos e pastas

Não é possível encontrar o seu passaporte? Onde está a garantia  da câmera? O aparador da sala de entrada da sua casa é pequeno demais para tanto papel?

De repente, o problema não é sobre como você armazena, mas sim se você encontrar depois o que você necessita. Organizar papéis significa menos ansiedade, menos desorganização e mais controle. Se você não tiver um sistema que é pelo menos 75% eficaz, é recomendável começar do zero.

1. Determine o que é crítico

Primeiro passo é determinar o que é crítico e separando os papeis por assuntos. Construa o seu sistema de arquivos em torno disso, sejam anotações médicas, papéis escolares, etc.

2. Elimine o talvez

Sabia que 80% por cento dos papeis que estão no arquivo nunca serão pesquisados novamente

3. Tenha certeza do que guardar

1. Existem razões fiscais/jurídicas para mantê-lo?
2. Será que isso vai me ajudar a concluir um projeto no qual estou trabalhando diretamente?
3. Se algum dia for necessário, seria difícil de obter essa informação de outra pessoa?
4. Será que as informações estão atualizadas?
5. Minha vida vai mudar se eu não tiver essas informação?

4. Jogue fora o desnecessário

1. Artigos, recortes ou receitas que não foram usados nos últimos cinco anos;
2. Foto de má qualidade ou aquelas que simplesmente você não gosta;
3. Cartões de visita de cujo nomes você não reconhece;
4. Apólices de seguro expiradas;
5. Garantias vencidas, contratos de serviços ou instruções para itens que não possui mais;
6. Convites para eventos passados;
7. Malas diretas que chegam pelo correio, catálogos antigos, cartões e recibos;
8. Mapas rodoviários antigos;
9. Revistas não lidas mais de três meses;

5. Nomeie os arquivos

Deixe todos os seus documentos em uma localização central, o próximo passo é ordená-los, um a um, em uma caixa de arquivo. Use nomes curtos para identificar os registros. Em seguida, divida as pastas em três a cinco grandes categorias. Por exemplo:
Finanças: Receitas, investimentos e extratos bancários;
Família: Documentos vitais; médicos, educação e registros de carreira
Estilo de Vida: Planos de viagem, passatempo informações, artigos de interesse.
O tradicional sistema A – Z pode ser confusos porque arquivos relacionados muitas vezes acabam em diferentes letras.

6. Use um sistema de cores

Uma das razões que as pessoas não conseguem fazer arquivos, é pelo fato de ser entediante. Tente adicionar CEP para o seu sistema. Usar cor como codificação estimula o seu pensamento, por exemplo, sempre que você ver uma pasta verde poderia pensar imediatamente em dinheiro, uma pasta azul, poderia ser saúde, etc. Manter uma linha de arquivamento com a indicações, é mais fácil e simples de manter. Mantenha seus arquivos em uma área que é confortável para trabalhar e tenha pelo menos duas grandes gavetas ou caixas e uma cadeira confortável.

Você pode usar pastas catalogadas por cor/assunto como decoração da casa, curso de inglês, viagem, etc, ou envelopes e armazená-los em caixas de arquivo morto ou ainda gavetas para guardar pastas suspensas.

7. Arquive corretamente

Use um sistema que funcione para você, arquive usando caixas, ou em use pastas suspensas dentro de um móvel. Verifique seu espaço físico e avalie a praticidade na hora de acessar os documentos.

8. Considere escanear os documentos

Material de faculdade, referências ou qualquer outro documento que “pode ser” que um dia você precise que você não precisa e não necessariamente precise do papel físico pode ser escaneado e guardado digitalmente. Manter no computador, em um CD identificado pu em um HD externo.

Gostou das dicas de como organizar arquivos e pastas?

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